En la mayoría de los estados, la certificación notarial es un proceso bastante sencillo. Sin embargo, los documentos notariados son rechazados todos los días, normalmente por simples errores. Los siguientes consejos de Notaria Ramallo Madrid le ayudarán a reducir las posibilidades de que su documento notarial sea rechazado.

Certificado notarial incompleto

Al realizar las notarizaciones, parte de su trabajo como notario es completar el certificado notarial. El certificado notarial es el texto, generalmente al final de un documento, que identifica el tipo de acto notarial que usted realiza y declara de quién es la firma y en qué calidad el firmante firmó el documento. Dejar algunos espacios en blanco incompletos en el certificado notarial o insertar el nombre del notario en lugar del nombre del firmante en algunos de los espacios en blanco puede dar lugar al rechazo del documento.

Lugar de celebración/nombre del firmante incorrectos

El certificado notarial consta de un lugar (Estado de___; Condado de___) que describe el lugar donde se realizó el acto notarial. Preste atención a los lugares preimpresos y al nombre del firmante en el certificado notarial. Simplemente haga una corrección tachando la información incorrecta con una sola línea, imprimiendo o escribiendo a máquina el lenguaje correcto y rubricando el cambio. Documente en su libro de registro todas las alteraciones realizadas por el cliente o por usted. Sólo usted, como notario, puede hacer correcciones en el certificado notarial.

Sello notarial ilegible/caducado

Las impresiones del sello que sean demasiado oscuras, demasiado claras, incompletas, manchadas o de alguna manera ilegibles pueden hacer que un documento que de otro modo sería aceptable sea rechazado para su uso previsto.

Si coloca la impresión del sello y luego se da cuenta de que el texto es ilegible, coloque una línea sobre la impresión poco clara, ponga sus iniciales y vuelva a sellar el documento. Nunca intente volver a sellar sobre una impresión de sello ilegible. Esto siempre empeora la situación.

Estampación sobre texto

Nunca coloque su sello notarial sobre cualquier texto o firma en el documento o certificado notarial. Su firma y su sello notarial deben estar siempre muy cerca el uno del otro. Los dos elementos juntos indican su autoridad, que usted ha identificado a los firmantes y que ha ejecutado el documento correctamente según la ley notarial y las normas establecidas de las buenas prácticas notariales. Si el espacio para el sello notarial es demasiado pequeño, es posible que tenga que adjuntar un certificado notarial suelto.

Utilizar líquido corrector

Como notario, nunca debe «borrar» o tachar la información incorrecta en un certificado notarial que esté certificando. Los cambios realizados en los certificados notariales con productos correctores no suelen ser aceptados en un tribunal.

El método de corrección recomendado es trazar una sola línea a través de la información incorrecta e introducir la corrección justo encima. Coloque sus iniciales junto a la corrección para indicar que la ha realizado. Este método es sencillo, claro y es poco probable que sea impugnado. Anote la corrección en su libro de registro.

Rechace la notarización desconocida

Utilice el cuidado razonable y el sentido común para manejar las situaciones que no están contempladas en los estatutos notariales. Por ejemplo, rechace notarizar un documento escrito en un idioma que usted no entiende, o si no puede comunicarse directamente con el firmante.

Si no está familiarizado con la realización de un determinado acto notarial, remita al cliente a otro notario que pueda atender la solicitud. Lo mejor es negarse a realizar un acto notarial que pueda ser ilegal o inválido.